5 Sai Lầm Khi Sử Dụng Hòm Tôn Đựng Tài Liệu Không Đúng Cách

Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ tài liệu hồ sơ

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ tài liệu có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Khi các phòng tổ chức hành chính, nhân sự chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu của cơ quan, chúng ta đều biết rằng cần phải có kho bảo quản tài liệu và trang thiết bị bảo quản cho nó: bao gồm tủ sắt,hòm tôn thùng tôn, hòm tôn đựng tài liệu, ….v.v. ngoài ra, cần phải có tổ chức cụ thể về phương thức bảo quản tài liệu, các biện pháp hay kỹ thuật lưu trữ tài liệu.

Lựa chọn trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu AN TOÀN

* Tủ đựng tài liệu bằng gỗ: Tủ gỗ thường làm từ  loại gỗ ép từ cây gỗ trồng ngắn ngày, có độ bền cao, ít bị cong vênh, biến dạng, không bị gỉ sét như tủ làm từ kim loại. Tủ gỗ đựng tài liệu có tính thẩm mỹ cao, màu sắc và vân gỗ đẹp, sang trọng. Chất liệu gỗ thân thiện với môi trường và với người sử dụng. Tủ gỗ khiến cho căn phòng sang trọng và đẳng cấp hơn.

Tuy nhiên, chúng lại có nguy cơ bị hư hỏng do mối mọt ăn hại hoặc ẩm mốc, bị mục nhất là trong điều kiện khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa ở Việt Nam.. , khó vệ sinh. Tủ gỗ đặt lâu ở một vị trí phải chúng ta bắt buộc có biện pháp diệt mối mọt chu đáo. Tủ gỗ cũng ko lưu trữ được rộng rãi tài liệu trong thời gian dài và không di chuyển được. Ngoài ra, tủ gỗ văn phòng dạng nằm ngang chiếm nhiều không gian và chỉ phù hợp với những văn phòng lớn.

* Thùng carton đựng tài liệu:

Đặc điểm của những tập hồ sơ là cao và nhiều thùng carton rộng lòng rất là phù hợp. Thùng carton nắp rời có thiết kế trang nhã lại tiện lợi trong quá trình đóng mở. Với chi phí rẻ tiết kiệm được kinh phí cho doanh nghiệp, công ty của bạn.Trọng lượng nhẹ, dễ dàng cắt hoặc uốn, đa dạng kiểu dáng, phong phú màu sắc, dễ dàng xếp lại lưu trữ dạng phẳng, dễ dàng sửa chữa, thay đổi kiểu dáng ban đầu, dễ dàng xử lý, tái sinh, dễ dàng phân hủy sinh học, thân thiện môi trường.

Nhưng bên cạnh thùng carton là  độ bền chịu lực kém vì giấy sử dụng yếu hơn, dễ rách, dễ thấm nước, dễ hút độ ẩm làm mềm thùng, khả năng chống mối mọt, chuột gián kém. Rủi ro tai nạn thiên tai cao. Bảo quản tài liệu không an toàn. Đối với tài liệu lưu kho, lưu bãi hoặc tài liệu chứng từ mật quan trọng quốc gia cần lưu trữ vĩnh viễn thì thùng carton không phải là giải pháp an toàn.

* Tủ sắt đựng tài liệu:

Ngoài độ bền cao thì nhiều ưu điểm của tủ tài liệu sắt văn phòng “ăn đứt” tủ tài liệu gỗ khi được cải tiến về chất lượng, mẫu mã đẹp và giá rẻ .Tủ sắt không hề bị mối mọt, không thấm nước, thấm ẩm tạo nên độ bền cho sản phẩm.

Ngoài những ưu điểm của tủ sắt đựng tài liệu trên cũng có những nhược điểm không kém phần đó là tính thẩm mỹ không cao. Đa phần tủ chỉ được thiết kế tập trung vào tính năng và tiện ích khi sử dụng. Khả năng di chuyển thấp, cồng kềnh, dễ bị bóp méo. Chất liệu sắt sẽ bị han rỉ, chứng từ bảo quản lâu dài không được đảm bảo. Nhất là đối với chứng từ kế toán quan trọng quốc gia hay chứng từ cần bảo lưu vĩnh viễn không thể sử dụng tủ sắt được.

* Hòm tôn đựng tài liệu:

Hòm tôn đựng tài liệu được làm từ chất liệu tôn hoa sen mạ kẽm chính hãng của tập đoàn hoa sen chống han rỉ, chống ẩm mốc tài liệu trong quá trình sử dụng, chắc chắn và có tính thẩm mỹ

* Hòm tôn đựng tai liệu phòng chống được chuột gián, mối mọt, hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra trong hoả hoạn, thiên tai.

* ĐẶC BIỆT số lượng tài liệu lớn hay tài liệu mật, tài liệu quan trọng quốc gia cần lưu trữ vĩnh viễn không còn là nỗi lo nữa. Giải pháp dùng hòm tôn đựng tài liệu là an toàn nhất.

* Khi sử dụng hòm tôn đựng tài liệu có thể lưu kho, bến bãi, di chuyển mang vác dễ dàng.

* Giá thành hòm tôn đựng tài liệu RẺ so với các loại tủ khác

>>> XEM NGAY: BÁO GIÁ HÒM TÔN ĐỰNG TÀI LIỆU 

Từ những thông tin trên, chúng tôi tin bạn đã tự có câu trả lời cho câu hỏi

“Nên lựa chọn trang thiết bị bảo quản tài liệu nào?”

Chọn mua hòm tôn đựng tài liệu của thương hiệu nào để có những sản phẩm chất lượng, phát huy được tính chất tốt của các vật liệu cũng như hạn chế được các nhược điểm mà giá thành vẫn phải chăng ? Hòm tôn đựng tài liệu AN THÀNH “CHÍNH” là lời khuyên tốt nhất dành cho bạn.

5 Sai lầm khi sử dụng hòm tôn đựng tài liệu không đúng cách

1. Mua hòm tôn đựng tài liệu không đúng với mục đích sử dụng:

Chúng ta hay lăn tăn mua hòm tôn giá rẻ hay đắt? Và không xác định đúng mục đích sử dụng để lựa chọn gây lãng phí tiền của, di chuyển khó khăn chiếm diện tích căn phòng gây mất mỹ quan phòng làm việc.

>> XEM NGAY: 7 KÍCH THƯỚC HÒM TÔN ĐỰNG TÀI LIỆU

Theo chúng tôi, với trường hợp này, các bạn nên lưu ý về chiều dài + chiều rộng + chiều cao của Vật Dụng. Hoặc lựa chọn ưu tiên theo một chiều nhất định. Lưu ý thêm đối với Vật Dụng để thi công xây dựng như: Máy Khoan, Búa, Đồ Điện ..v..v.. Cần cân nhắc thêm về độ nặng của Thiết Bị sao cho dễ di chuyển trong quá trình lắp đặt, thao tác làm việc. Vì vậy, bạn cần chọn mua hòm tôn đựng tài liệu ở những địa chỉ uy tín, tư vấn có hiểu biết, nhiệt tình

2. Leo trèo lên hòm tôn đựng tài liệu

Hòm tôn đựng tài liệu có thể xếp chồng lên nhau được bởi lực của các góc cạnh đỡ cho nhau nếu leo trèo lên thùng tôn thì phải chịu lực ở giữa thùng chắc chắn tránh gây ra móp méo thùng

3. Hòm tôn đựng tài liệu để nơi ẩm thấp

Hòm tôn làm từ tôn hoa mạ kẽm, mạ kẽm điện phân rất sợ nơi ẩm thấp, có nước sẽ làm cho lớp mạ phủ bị bong tróc và gây ra han gỉ, làm hỏng tài liệu và dơ bẩn

4. Sắp xếp giấy tờ bên trong hòm tôn đựng tài liệu không ngay ngắn

Làm mất diện tích sử dụng của hòm tôn thùng tôn. Nên để các file càng cua đi cùng nhau, giấy tờ A4, bản vẽ đi cùng nhau, vừa dễ kiểm soát, đóng gói, vừa sử dụng diện tích hòm tôn triệt để

5. Để hòm tôn đựng tài liệu ở nơi công cộng

Mất diện tích, mất thẩm mỹ . Nhiều khi còn bị góc cạnh của hòm tôn cấu vào quần áo, gây ra rách hoặc chấn thương nhẹ. Vì vậy, nên để thùng tôn ở các góc hoặc tốt nhất để ở các giá kệ

Để tránh gặp phải những sai lầm trên khi bạn sử dụng hòm tôn. Hãy thông minh lựa chọn những đơn vị uy tín có hiểu biết để họ có thể giúp bạn lựa chọn cho mình những kích thước hòm tôn đựng tài liệu chuẩn nhất với giá rẻ nhất. Đến với công ty An Thành, chúng tôi ĐẢM BẢO về chất lượng, giá thành sản phẩm và những CAM KẾT VÀNG dựa trên UY TÍN và KINH NGHIỆM lâu năm trong nghề. AN THÀNH xây dựng niềm tin từ nỗ lực của chính mình.

Ghé thăm Fanpage của chúng tôi tại đây